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#SMAU – DIGITALIZZARE I PROCESSI E MIGLIORARE IMPORT ED EXPORT

L’AZIENDA –

Dal 2005 Logista Italia è entrata a far parte del Gruppo Logista,operatore logistico integrale in Spagna e in Portogallo e in Europa.Il Gruppo si avvale di uno staff di oltre 4.900 professionisti e diun’ampia rete di proprie infrastrutture proprietarie. L’operativitàè garantita da più di 800.000 mq di area di stoccaggio,1.600 camion, 4.000 veicoli di distribuzione e consegna a domicilioche consentono a Logista di raggiungere circa 250.000punti di consegna in Spagna, Portogallo, Italia e Polonia, effettuandocirca 35 milioni di consegne annuali.Logista Italia gestisce la distribuzione di prodotti di tabacco, rifornendo oltre 56.000 tabaccherie grazie ad oltre 200 addetti. L’azienda ha realizzato, in Italia, un fatturato pari a circa 3 miliardi di Euro nel 2011.

L’APPLICAZIONE

Il progetto nasce nel 2003, a seguito del decreto emanato dal Parlamento Europeo che poneva le basi per la digitalizzazione degli scambi informativi e documentali tra distributori e Dogane. Questa opportunità si è tradotta poi in obbligo: a partire dal 1 gennaio del 2010, infatti,la ricezione dei carichi provenienti dall’Unione Europea presso i depositi fiscali deve essere supportata esclusivamente da scambi informativi in formato elettronico con l’Agenzia delle Dogane e dal 1 gennaio 2011 l’obbligo è stato esteso anche alla fase di invio della merce verso i paesi dell’Unione Europea. Questa nuova modalità di gestione ha trovato il consenso anche presso l’Amministrazione Autonoma dei Monopoli di Stato (AAMS) che ne ha richiesto l’estensione anche a tutti i trasporti nazionali emanando apposita normativa a partire da maggio 2011.Logista Italia ha dunque realizzato un sistema in grado di dialogare con l’Agenzia delle Dogane e gestirel’interfaccia secondo le indicazioni EMCS (lo standard di riferimento comune per tutte le Dogane a livello europeo, con alcune personalizzazioni a livello locale). Per ogni carico che lascia un deposito di Logista Italia, l’azienda invia uno specifico messaggio elettronico all’Agenzia delle Dogane, ricevendo dalla stessa un messaggio di consenso al trasferimento della merce.Una volta che il carico è giunto a destinazione, il ricevente conferma alla Dogana la presa in carico della merce mediante l’invio dell’apposito messaggio elettronico (in parallelo allo scambio di messaggi in formato elettronico, Logista Italia produce comunque un documento cartaceo che accompagna il carico per tutta la durata del tragitto e certifica il contenuto del mezzo in caso di controlli da parte delle Autorità durante il tragitto). A questo set di messaggi “base”, l’infrastruttura informativa consente l’interscambio di ulteriori informazioni (es. annullamento di un DAA, cambio di destinazione, notifiche di accettazione, ecc) tra gli attori coinvolti nel processo di import/export (mittente, ricevente e Agenzia delle Dogane). Il processo messo a punto prevede la compilazione di tutti i dati del trasporto sul sistema ERP aziendale da parte dell’utente responsabile, successivamente il sistema invia un file a EDIWIN il quale lo converte nel formato EMCS e lo invia al sistema delle Dogane (Ediwin è un tool sviluppato da EDICOM che Logista Italia ha preferito utilizzare per gestire più facilmente l’interfaccia col sistema delle Dogane e soprattutto semplificare la manutenzione successiva delle integrazioni al tracciato).I DAA (Documenti Amministrativi di Accompagnamento) annuigestiti ora in formato elettronico sono circa 44.000. La propensione di Logista Italia a cogliere le opportunità della dematerializzazione trova conferma anche nel progetto di Conservazione Sostitutiva delle Fatture.

I BENEFICI

L’infrastruttura di dialogo in formato elettronico con l’Agenzia delle Dogane consente notevoli benefici, che vanno ben al di là della pur significativa riduzione della documentazione cartacea prodotta. Ogni DAA, infatti, veniva stampato su carta chimica in 5 copie: una copia trattenuta dal mittente, una copia dal trasportatore e 1 copia dal ricevente; le restanti 2 copie venivano inoltrate all’ispettorato di competenza, che ne tratteneva una presso di sé e ritornava l’ultima al mittente per attestare l’avvenuto espletamento delle corrette procedure di controllo previste dalla legge. L’interscambio documentale descritto aveva una durata media pari a 45 giorni: periodo in cui la merce, pur giunta fisicamente a destinazione, risultava “ferma in dogana”. Grazie all’introduzione delle logiche della dematerializzazione dei documenti e della digitalizzazione dei processi, questo tempo si è drasticamente ridotto:l’intero processo si conclude in5giorni. Riduzione che si traduce, sotto il profilo economico, in una minore esposizione finanziaria da parte del distributore: la garanzia sulla merce in transito vienedifatti sbloccata alla conferma della presa in carico e quindioggi dopo soli5 giorni contro i 45 necessari in passato.

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